Mes démarchesVous serez amené à apporter une aide permanente à la Directrice Générale des Services en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Vous piloterez le secrétariat de la Direction Générale des Services et réaliserez des missions à la demande de la Directrice Générale des Services.
Missions principales
Organisation de la vie professionnelle de la Directrice Générale des Services :
- Organiser l’agenda, prendre des rendez-vous en fonction des priorités de la DGS, organiser des réunions
- Rappeler les informations importantes, transmettre des messages, faciliter le suivi des priorités et notamment des urgences
- Organiser les déplacements de la DGS
Pilotage du secrétariat de la direction générale :
- Gestion des parapheurs et des courriers, accueil physique et téléphonique
- Rédaction de documents et courriers, constitution de dossiers, notamment pour les réunions importantes, classement
- Gestion du planning de congés des directeurs
Organisation du comité de direction et des autres instances :
- Planification et organisation des réunions
- Propositions d’ordres du jour et préparation de la réunion
- Rédaction des comptes rendus occasionnellement
Lien avec les services :
- Sélectionner les informations et les documents provenant des différents services ou de l’extérieur et transmet au service concerné les instructions de la Directrice Générale des Services
- Doit savoir trouver l’information, savoir la formuler ou la traduire pour la traiter et la diffuser correctement
Réalisation de missions à la demande de la Directrice Générale des Services :
- Travail avec la ou les chargé/es de mission de la direction générale selon les besoins
- Appui à la participation de la directrice générale des services à des réseaux professionnels
- Aide au montage du projet d’administration et de la démarche qualité
- Sollicitation selon les besoins sur d’autres missions
Compétences requises
Connaissance du fonctionnement d’une collectivité, comptabilité publique, principes rédactionnels du compte-rendu et techniques rédactionnelles.
Esprit d'équipe, discrétion, réserve.
Goût pour la communication, sens de l'écoute et du contact.
Organisation, rigueur, disponibilité et adaptation.