Assistante administrative et gestionnaire Education - Animation

Missions principales

Secrétariat gestion administrative :

• Gère les agendas des cadres de la Direction de l’Education
• Réceptionne et gère les effectifs de la pause méridienne pour ajuster l’encadrement en fonction des besoins
• Réceptionne et traite les demandes téléphoniques, en assurant une permanence
• Réceptionne, distribue, enregistre et suit les courriers en interne et en externe
• Rédige les diverses demandes de déménagement et de support de communication (menus, mails...)
• Rédige et propose à sa hiérarchie les réponses aux divers courriers
• Prépare les réunions (invitations, réservation de salle...) et les dossiers nécessaires à leur bon déroulement
• Rédige les comptes rendus des réunions, les décisions, les délibérations, ainsi que les déclarations SDJES annuelles ou selon les périodes de vacances scolaires
• Gère le parc de véhicule
• Est l’interlocuteur privilégié des prestataires et / ou fournisseurs

Gestion financière et marché public :

• Suivi du budget (commandes diverses, engagements, contrôle et traite les factures en respectant les imputations budgétaires, recettes divers)
• Suivi des dossiers CAF, contrat enfance / jeunesse et autres subventions ou mécénats
• Mise en œuvre, suivi et alerte sur les reconductions des marchés publics

Gestion des ressources humaines :

• Suit les arrêts, les congés, les formations et assure leurs contrôles en transversalité avec les ressources humaines
• Déclare aux ressources humaines les heures supplémentaires, complémentaires, le télétravail et assure leurs suivis
• Rédige et assure le suivi des recrutements après transmission des CV par la direction du service concerné
• Suit et transmet à la direction de l’Education les risques professionnels en lien avec les déclarations d’AT

Compétences requises

• Connaissance de l’environnement institutionnel et de l’organisation de la collectivité et du service
• Maîtrise de l’expression orale et écrite, des outils informatiques (word, excel)
• Savoir s’adapter aux différents interlocuteurs, accueillir le public avec amabilité
• Respect des obligations, de discrétion et de confidentialité
• Capacités organisationnelles et autonomie
• Sens du contact et de l’écoute avec le public
• Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur

Formations ou qualifications attendues

Formation dans le domaine du secrétariat et/ou de la comptabilité.

Diplôme de niveau IV ou V.